Um escritório de contabilidade precisa sempre estar adaptado a evolução da tecnologia na contabilidade, de maneira a manter seu funcionamento adequado tanto em relação às exigências do mercado quanto às necessidades dos clientes.
Sendo assim, é preciso pensar em alternativas para aperfeiçoar o trabalho no dia a dia, com foco em aspectos como produtividade e organização.
Por isso, confira no presente artigo como a tecnologia tem transformado o trabalho na área de contabilidade, além de alguns recursos que podem ser aplicados para facilitar a sua atuação profissional.
Confira o post de hoje e conheça mais sobre os usos da tecnologia na contabilidade!
As exigências da contabilidade
As inovações transformaram o modo de se fazer contabilidade dentro de uma empresa. Assim, o processo manual de escrituração contábil praticamente deixou de existir e deu lugar ao eletrônico, dando aos relatórios contábeis uma melhor organização e maior qualidade que anteriormente.
Esses avanços têm acontecido de maneira constante, alterando o modo de funcionar do mercado. Devido a esse aperfeiçoamento dos processos e mecanismos, é importante que o profissional da área saiba adequar-se às complexidades que fazem parte deles e usufrua de seus benefícios.
O armazenamento virtual de documentos
Guardar documentos em pastas já não é algo usual. Acumular pilhas de papel ocupa espaço e, quando acontece de maneira organizada, exige tempo dos profissionais que lidam com esses documentos diariamente. Isso sem falar em problemas que podem ocorrer quando os cuidados com os arquivos são deixados de lado. A melhor e mais moderna saída é digitalizar os documentos.
Essa prática, apesar de economizar tempo, garante benefícios para o futuro. O primeiro deles diz respeito ao espaço físico que será liberado na empresa, permitindo uma melhor organização e facilitando o trabalho nos escritórios, independente do seu porte.
Além disso, digitalizar documentos agiliza o processo ao utilizar-se do benefício dos serviços eletrônicos. Dessa forma, o uso de recursos como a Cloud Computing, por exemplo, pode facilitar essa mudança de rumos dentro de seu escritório de contabilidade.
A eliminação da burocracia através do uso de plataformas
É possível comunicar-se diretamente com seus clientes de maneira simples e intuitiva ao disponibilizar uma plataforma digital por onde passem informações, documentos, planilhas e outros materiais passíveis de serem transmitidos online.
Isso elimina muita burocracia e transforma sua rotina, evitando a perda de tempo com deslocamentos.
Softwares de gestão são as ferramentas fundamentais para fazer esse serviço.
A operacionalização das atividades do escritório
Com a necessidade de operacionalizar as atividades, é preciso atualizar-se com ferramentas como os sistemas integrados.
Softwares que permitem às empresas o compartilhamento de dados e a uniformização dos processos, produzindo informações e trabalhando com elas em tempo real, ajudam a coordenar com maior facilidade as atividades próprias à sua rotina.
Uma dica é contar com um Enterprise Resources Planning (ERP), sistema que visa melhorar o desempenho, otimizar processos e maximizar resultados com foco no mundo corporativo.
O controle de compromissos com calendários virtuais
Para garantir a organização é também possível contar com aplicativos capazes de controlar para a sua empresa as datas e horários dos compromissos.
Um calendário virtual oferece benefícios como avisos sobre os limites que estão se aproximando, evitando assim a perda de prazos e garantindo economia para o escritório e clientes, além de evitar multas.
As tendências da tecnologia no atendimento
Uma vantagem que a tecnologia trouxe para as empresas em geral nos últimos anos foi a facilidade no relacionamento entre as pessoas.
Se antes qualquer dúvida era motivo suficiente para gerar o deslocamento tanto do cliente quanto do profissional, hoje essas pequenas dúvidas podem ser facilmente sanadas com um serviço online de atendimento ao cliente.
A tecnologia oferece recursos para responder às solicitações via e-mail, personalizar o atendimento através do Skype, realizar reuniões com o Google Hangout; tudo isso permite respostas praticamente instantâneas às perguntas e solicitações.
Neste mesmo sentido, plataformas de atendimento oferecem serviços como o Frequently Asked Questions (FAQ); uma lista com as perguntas e respostas mais comuns que permite disponibilizar uma série de questões práticas para facilitar o relacionamento com o cliente.
Além disso, alguns programas geram relatórios capazes de medir o percentual de satisfação do cliente com o atendimento.
O uso de programas específicos para a atividade fiscal
A importância da atualização profissional
Para que todas essas adaptações surtam efeito no dia a dia de seu escritório de contabilidade, é fundamental que os profissionais saibam lidar com os sistemas e procedimentos exigidos por elas. Sendo assim, nada como pensar na atualização profissional.
Com as constantes mudanças, é preciso sempre ficar de olho nos novos conhecimentos. A atualização do profissional da área de contabilidade é um processo que deve acontecer continuamente para que sua atuação seja adequada.
Um profissional atualizado pode reduzir os erros e otimizar o tempo de suas atividades, tornando-se uma ferramenta interessante no processo de gestão da empresa.
Além disso é sempre bom ficar em dia com questões essenciais para a rotina de trabalho, tais como os Princípios da Contabilidade, as Resoluções e Normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Contabilidade, bem como a legislação societária fiscal e previdenciária, entre outras.
A evolução da tecnologia na contabilidade
Enfim, o uso da tecnologia na contabilidade torna todo o processo contábil da empresa mais dinâmico e até mesmo mais confiável. Mas para que isso aconteça, a empresa precisa contar com profissionais de qualidade adaptados a esses novos recursos.
A consequência disso é um ganho considerável para os escritórios de contabilidade: ficar em dia com os órgãos fiscalizadores, garantir a saúde financeira do negócio são dois deles.
Conte com o auxílio de recursos tecnológicos em seu escritório. Isso certamente trará benefícios a curto e longo prazo.
Esperamos ter deixado claro a importância da tecnologia na contabilidade. Confira também nosso artigo com 6 tendências da contabilidade e se mantenha atualizado.