O que devo fazer para ter um e-mail corporativo seguro?

Sem dúvidas, o e-mail corporativo é a forma de comunicação formal mais utilizada para o relacionamento entre empresas. Isso porque a troca de informações é ágil e também pelo potencial da ferramenta em formalizar a troca de informações, uma vez que todas as conversas ficam arquivadas.

Para ganhar a confiança dos clientes, possuir um e-mail corporativo também é importante,  já que o domínio particular confere credibilidade à empresa perante sua atividade comercial. Mesmo assim, ainda é comum vermos algumas  empresas que ainda utilizam domínios gratuitos (como Hotmail, Gmail e Outlook) para seus e-mails comerciais.

Essas, além de acabarem  passando uma imagem amadora para seus clientes, podem causar problemas que envolvem a segurança das informações transmitidas e a perda de dados importantes.

Para profissionais da área de TI ou de desenvolvimento web, a criação de um  e-mail corporativo é uma atividade extremamente simples e rápida de ser executada. Além de oferecer a solução de maneira agilizada, esses profissionais ainda propõe sempre os caminhos mais seguros para hospedagem das mensagens, levando em conta o melhor custo-benefício dentro da realidade do cliente.

Como funcionam os e-mails corporativos

O e-mail corporativo geralmente leva o nome da empresa em seu endereço, em vez do nome de alguma plataforma gratuita. Confira o exemplo:

 

E-mail Gratuito E-mail Corporativo
contato.meunegocio@gmail.com contato@meunegocio.com.br

 

Para conseguir essa personalização, a empresa precisa, primeiro, adquirir o domínio. Ou seja, comprar aquele “endereço” na internet. Existem diversas empresas que comercializam domínios, sendo a Registro.BR uma das mais populares e confiáveis.

Depois de adquirir o domínio, é necessário adquirir um plano de hospedagem, um servidor virtual que armazenará os dados do e-mail corporativo. É possível utilizar a mesma hospedagem do site da empresa e, neste caso, há uma interessante redução de investimento.

Porém, caso a hospedagem do site não esteja em uma plataforma muito segura, é recomendável que se faça uma contratação exclusiva para o e-mail corporativo. Neste caso, um profissional de TI poderá ajudar a auxiliar na escolha, bem como na criação e gestão dessas contas de e-mail.

O espaço disponível para utilização de cada conta de e-mail, bem como a quantidade de e-mails que a empresa poderá criar, irá depender do pacote contratado. É possível também optar por contas que somente possam ser acessadas da intranet da empresa, trazendo ainda mais segurança e sigilo às informações do negócio.

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Quais os riscos em usar plataformas de e-mail corporativo pouco seguras

Os e-mails corporativos contém muitas informações confidenciais, como dados bancários e transações, que ficam desprotegidas  quando o domínio de hospedagem é público. A invasão ao sistema público de domínios é muito fácil, já que os dados não apresentam criptografia e não possuem bons sistemas de segurança.

Além disso, essas mensagens servem como provas, uma vez que estão arquivadas, podendo incriminar ou difamar pessoas e empresas. É muito comum vermos empresas que tiveram seus e-mails invadidos e perderam milhões, assim como o caso de invasão as confidencialidades da Sony, que provocaram muitos problemas para a multinacional.

Mais um dos problemas criados pela invasão dos e-mails, hospedados de forma gratuita, é o envio de spams indevidos ou até mesmo de mensagens com vírus. Isso pode fazer com que  as contas caiam em um filtro e sejam bloqueadas. Dessa forma, boa parte dos e-mails com o domínio da empresa não chegarão mais às caixas de entrada dos seus clientes.

Outro ponto preocupante são as ações mal-intencionadas com o uso do e-mail. Mesmo que invasões e roubos de dados sejam questões preocupantes, grande parte dos golpes aplicados via e-mail envolvem uma engenharia humana onde dados relevantes são fornecidos através de uma conta que o destinatário julgue ser confiável, facilitando o roubo de senhas, informações de documentos pessoais e até detalhes de rotinas, comprometendo totalmente a segurança.

Portanto, é imprescindível o uso de uma plataforma confiável e segura para a troca de e-mails corporativos, pois, somente essas podem garantir a restrição de acesso e a criptografia das mensagens.

Como ter um e-mail corporativo seguro e protegido contra invasões

Para  ter um e-mail corporativo seguro, é necessário escolher bem as plataformas de hospedagem e os recursos de segurança. Existem uma extensa gama de benefícios e tecnologias para garantir uma conta de e-mail segura e confiável. As mais requisitadas são:

– Antispam – O sistema antispam é o responsável pela filtragem de mensagens comerciais, aqueles indesejáveis e-mails marketing. Quando desenvolvido de forma eficiente, o antispam pode ser muito útil, evitando o desperdício de tempo na abertura desses e consequentemente a entrada de vírus;

– Monitoramento – O monitoramento é muito eficiente para evitar fraudes em corporações, ele filtra todos os e-mails vinculados a domínios maliciosos e permite que somente as mensagens monitoradas sejam recebidas e enviadas;

– Backup – Erros de sistemas e até mesmo durante a exclusão das mensagens podem ocorrer, acarretando a perda de informações presentes no e-mail. No entanto, algumas empresas oferecem um backup de mensagens, enviadas e recebidas, dentro de um prazo de 30 dias;

– Criptografia – O sigilo das informações é um processo fundamental para a segurança dos e-mails corporativos. No entanto, a proteção total das mesmas só pode ser garantida em domínios pagos, já que os gratuitos não utilizam a criptografia como forma de segurança;

– Controle de acesso – Outra configuração possível somente na intranet ou ambiente de controle corporativo é o controle de acesso. Esse pode delimitar onde o usuário pode acessar as mensagens, podendo ser somente em intranet ou pelo acesso liberado de um número de IP. Outra configuração possível é o controle de anexos, podendo ser bloqueados ou permitidos, lembrando que os locais com esse bloqueio podem ser ainda mais protegidos contra acessos indesejados;

– Facilidades – A assinatura mensal de uma empresa especializada em soluções digitais ou a contratação de aplicativos e extensões podem tornar o e-mail sincronizável em qualquer aparelho, transferindo automaticamente os contatos e até os calendários.

Apesar de todos os cuidados e restrições aplicados nas configurações dos e-mails corporativos, os mesmos nunca estão inteiramente protegidos. A internet é um local de segurança instável e a cada dia novos atalhos permitem que pessoas mal-intencionadas adentrem as redes corporativas com o intuito de roubo de informações sigilosas.

O investimento na segurança do e-mail corporativo é imprescindível para empresas de todos os ramos de mercado, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte,  já que esse meio de comunicação é indispensável na rotina empresarial.

Contar com suporte profissional qualificado é a melhor escolha para a garantia de um  e-mail corporativo seguro e prático, de fácil utilização. Empresas prestadoras de serviços na área de TI oferecem a  orientação e o atendimento adequado para a proteção das mensagens enviadas e recebidas.

Os mais de sete de atuação nesse setor fazem da RenovarIT Tecnologia uma das suas melhores escolhas para gestão de e-mails corporativos na cidade de São Bernardo do Campo – SP. Somos especialistas em gestão de contas de e-mails corporativas, bloqueio de spams, controle de informações, segurança contra invasões  e treinamento de usuários. Agende uma visita técnica e conheça nosso trabalho, e como podemos contribuir para o crescimento do seu negócio.

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