Nos mais diferentes ramos de atuação na atividade humana, temos que reconhecer que a tecnologia têm zausado impactos significativos. Seja na medicina, na comunicação, na agronomia, nas industriais e qualquer outra áreas, é inevitável o reconhecimento da transformação de tecnologia em boas partes dos procedimentos.
Portanto, vamos citar algumas consequências da tecnologia para área contábil e assim ficar por dentro dos benefícios trago por ela.
Quais são as exigências da contabilidade?
Tudo aquilo que diz a respeito ao patrimônio de uma empresa é sim a contabilidade que lida, gerando informações úteis para tomada de decisão de qualquer gestor. Porém trata-se de uma atividade que exige uma série de conhecimentos que vão além das simples capacidade de lidar com número e contas.
A cada dia as inovações têm transformado radicalmente a maneira como as companhias têm trabalhado no setor, como praticamente todo processo manual de escrituração contábil foi substituído por recursos tecnológicos capazes de organizar e automatizar de forma rápida e simples os relatórios.
Como vemos mudanças em todo mercado, consequentemente as exigências tem aumentado para o profissional da área, pois agora, além de lidar com o conhecimento técnico inerente à sua função, é altamente interessante que tenha conhecimento pelo menos intermediário em tecnologia para que os procedimentos sejam realizados e aperfeiçoado.
Exigências legais
Para acompanhar as exigências do governo em relação contábeis e fiscais a tecnologia é a maneira mais rápida e fácil hoje em dia.
Com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o próprio meio de prestar contas a respeito da empresa e suas atividades tem sido transformada para facilitar a entrega de documentos as Secretarias da Fazenda, Finanças e a Receita Federal.
Com tecnologia veio a ideia de transformar todas as informações contidas nos livros contábeis e fiscais em arquivos digitais e tem exigido o devido entendimento dos contadores ao meio digital. Em torno dessa situação, softwares tem surgido para facilitar todo o processo de contabilidade das companhias, de modo que a entrega das obrigações seja de forma mais simplificada.
A importância do armazenamento virtual de documentos
A grande jogada da tecnologia está relacionado a vasta quantidade de informações que pode ser armazenada em um pequeno espaço físico, tendo em mente que pode ser diminuído drasticamente com espaços em nuvem que chamamos de “Cloud Computing“.
Com a transformação de documentos físico para arquivos digitais e vice e versa, aonde antigamente se destinava salas inteiras para alocar documentos, hoje pode ser usado para outros fins. Além disso, a digitalização dos documentos permite otimizar completamente o tempo dos colaboradores, pois dá condições imediato para o resgate dos arquivos de uma forma simples e organizada, tanto para informações disponibilizada dentro da empresa ou em ambientes na fora da empresa, de forma online.
Outro benefício é evitar a possibilidade de problemas como, arquivos danificados por conta de acidentes, excesso de uso ou perca de documentos por falta de organização. Com a tecnologia podemos evitar isso se mantermos atento com os backups e sincronização em nuvem ou em Cloud Computing.
A tecnologia traz muitas vantagens: imagine que em uma tal reunião surge a necessidade de consultar um documento arquivado que não esteja em mãos. Nesse caso, basta tem um computador e acessar seus documentos em nuvem ou solicitar a um colaborador que envie de alguma das diversas formas que a tecnologia permite.
Acredito que um dia alguém teve que cancelar uma reunião com seu cliente, pois não estava com o documento em mãos. Mais como hoje a tecnologia esta na literalmente na palma de nossas mãos, temos empresas e milhares de funcionários trabalhando a nosso favor e eliminando formas físicas de comprovação e trazendo formas digitais como inovação.
A tecnologia contábil no atendimento
Toda empresa da área de serviços depende de problemas, mais o que diferencias uma das outras é a maneira de como os funcionários conseguem resolvê-los. Esse raciocínio tem tudo a ver com o uso dos recursos disponíveis e o treinamento dado aos colaboradores.
Com a tecnologia, empresas em geral, tem conseguido criar com mais facilidade um melhor relacionamento com seus clientes e, assim, fidelizá-los. Como o ramo da contabilidade não é diferente.
Quando, no passado um diferencial de um bom serviço contábil, era justamente a menor distância entre o escritório e a empresa do cliente, isso hoje em dia praticamente não faz mais diferença. A tecnologia nos ofereceu ferramentas capazes de colocar todos os envolvidos de forma rápida e fácil em contato.
Com um serviço online de atendimento ao cliente, podem ser solucionadas sem que haja necessidades de deslocamento das pessoas e é possível, dessa forma, se comunicar via Skype, E-mail, Fóruns, Blog, Chat, FAQ, Chat-Bot, WhatsApp e entre outras soluções de mensagens instantâneas.
A operacionalização das atividades do escritório
No que diz respeito à operacionalização, os sistemas integrados têm trazido soluções que permitem aos escritórios compartilhar dados e uniformizar processos.
Isso ajuda a produzir informações mais precisas, além de oferecer algo especial: o compartilhamento dos conhecimentos gerados em tempo real, o que faz com que as atividades de rotina sejam aperfeiçoadas. Assim, é possível melhorar o desempenho, simplificar as ações e maximizar os resultados da empresa.
Com sistemas de gestão, a burocracia pode ser bastante reduzida. O chamado ERP — sigla para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português — permite trabalhar com todas as operações que fazem parte da rotina de uma companhia, considerando questões administrativas e operacionais, de maneira simples e organizada.
A ferramenta registra diferentes tipos de informações a respeito de clientes, funcionários, fornecedores, produtos, impostos, entre outros, tornando a gestão bem mais controlada e eficiente.
Os benefícios proporcionados pelas inovações
Soluções de segurança
Um dos aspectos mais importantes da revolução tecnológica está relacionado à segurança com que os procedimentos passaram a ser realizados.
Como a tecnologia oferece condições para diminuir as falhas humanas, tornou-se muito mais difícil ocorrer problemas como a perda de dados, por exemplo. Isso é importante, pois evita o descumprimento de obrigações tributárias, multas e fiscalizações.
Já em situações nas quais uma empresa está submetida a procedimentos como auditorias, a possibilidade de resgatar documentos de maneira simplificada, acessando a nuvem, facilita o processo por parte dos profissionais envolvidos.
Trata-se de um avanço significativo, principalmente se compararmos com épocas passadas — em que esse tipo de procedimento levava muito mais tempo e exigia um gasto de energia bem maior.
Ganho de credibilidade junto ao cliente
A tecnologia tem oferecido recursos para garantir ao contador condições de obter credibilidade junto ao cliente. Ao perceber que seu escritório oferece diferenciais no atendimento e na segurança dos documentos, a tendência é que ele passe a ver seu trabalho de maneira mais positiva.
Isso é fundamental para agregar valor ao serviço oferecido e gerar mais benefícios, como a fidelização, por exemplo.
Ainda é comum ver prestadores de serviço se atrapalhando com o excesso de documentos que envolvem seu dia a dia. Até mesmo profissionais de destaque estão sujeitos a erros quando se veem diante do acúmulo de pastas para organizar. Isso leva a atrasos e retrabalhos.
Ao modernizar os procedimentos, o contador conta com um diferencial de mercado — algo fundamental para o momento de dificuldade financeira enfrentada pelo país. Nesse caso, a tecnologia tem se apresentado como uma ferramenta importante.
Crescimento do escritório
Como vimos, as inovações aperfeiçoam os diferentes processos que fazem parte da rotina de um escritório contábil. As ações se tornam mais seguras, eficientes e centralizadas, de modo que, quando bem compreendidas pelos operadores, tendem a se converter em aumento da satisfação dos clientes e, mais importante, na fidelização em longo prazo.
Portanto, é possível resumir os benefícios da tecnologia para a contabilidade em uma única palavra: simplificação. Tudo o que antes levava mais tempo e trazia mais custos para ser feito agora acontece com mais agilidade.
Dessa forma, o escritório atende a uma quantidade maior de clientes com mais qualidade.
